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Article 1er. Les présentes conditions générales sont d’application à toutes les relations professionnelles entre le professionnel et le client.

Toute dérogation doit être acceptée expressément et par écrit par les deux parties.

En cas de contradiction entre le contenu des présentes conditions générales et la lettre de mission, la lettre de mission prime.

Conformément au droit commun, la mise en cause de la responsabilité du professionnel ne peut être envisagée que pour des missions dont il est démontré qu’elles ont été acceptées par celui-ci.

Article 2. §1er. À défaut de clause contraire dans la lettre de mission, la convention est conclue et prend effet :

• soit au moment où le professionnel réceptionne la lettre de mission, signée par le client, et la contresigne à son tour ;
• soit au moment où le professionnel commence à exécuter la mission, à la demande du client, lorsque cette exécution débute à un moment antérieur en raison de circonstances particulières.

Lorsque le professionnel n’a pas encore réceptionné la lettre de mission signée par le client, toutes les relations professionnelles entre les parties sont soumises aux présentes conditions générales et à la lettre de mission dont les dispositions sont réputées conclues entre Parties, pour autant que ces documents contractuels aient été remis au client.

§2. En cas de transfert de la présente convention en dehors des opérations telles que définies aux articles 12.2 à 12.11 du Code des Sociétés et des associations, notamment dans le cadre d’une cession de clientèle, à une personne morale reconnue par l'Institut des Conseillers fiscaux et des Experts-comptables (ci-après « l’ITAA »), le professionnel informera le client par écrit, au plus tard dans les quinze jours du transfert, des coordonnées complètes du repreneur en ce compris son numéro d’inscription au registre public de l’ITAA. Cette information indique également au client que la mission sera poursuivie par le repreneur et à la date à laquelle cette reprise aura lieu.

Le client reconnait et accepte que la présente lettre de mission soit purement et simplement poursuivie avec le repreneur.

Résiliation de la convention

Article 3. §1er. Par « mission récurrente », on entend : toutes les missions qui ont un caractère répétitif et qui ne satisfont pas à la définition visée au paragraphe 2 de « missions non récurrentes ».

Sauf clause contraire dans la lettre de mission, la convention pour une mission récurrente est censée être conclue pour une durée indéterminée.

Les deux parties peuvent y mettre fin à tout moment, moyennant une résiliation notifiée par courrier électronique.

Sauf en cas de cessation immédiate pour raison déterminée (voir l’article 4, paragraphes 1er et 2 ci-dessous) ou clause contraire dans la lettre de mission, si le professionnel ou le client met fin au contrat, un délai de préavis est prévu à concurrence de maximum trois mois. À défaut pour la partie qui résilie de préciser expressément dans la résiliation de la mission qu’il respectera le délai de préavis, ce délai de préavis sera remplacé, sauf accord contraire des parties, par une indemnité forfaitaire de rupture équivalente à un prorata des honoraires pour la période du préavis correspondant aux prestations habituellement réalisées par le professionnel pour un exercice comptable complet ou, le cas échéant, une année calendrier.

Durant la période de préavis, les prescriptions de la lettre de mission et les présentes conditions générales restent en vigueur.

Sauf décision contraire des parties, la résiliation de la lettre de mission, même avec respect d’un délai de préavis, engendre l’arrêt immédiat des prestations du professionnel pour l’établissement des comptes annuels de l’exercice précédant la date de résiliation.

§2. Les missions non récurrentes sont des missions ponctuelles et non répétitives dont la réalisation met un terme à la mission.

Sauf preuve contraire, la convention portant sur une mission non récurrente est censée être conclue pour une durée déterminée.

Elle se termine par l’exécution de la mission et, si ceci est d’application au vu de la nature de la mission, par l’exécution des prestations convenues.

En application de l’article 1794 anc. C. civ. et, le cas échéant, par dérogation à l’article 2004 anc. C. civ., le client a le droit de mettre fin à la convention de manière anticipée, moyennant paiement au professionnel :

• des frais et honoraires correspondant aux travaux déjà réalisés et ;
• de tout ce que le professionnel aurait pu gagner de manière complémentaire en cas d’exécution de la mission.

Cette indemnité est calculée sur une base réelle, avec un minimum de 25 % des honoraires qui auraient été dus en cas d’exécution intégrale de la mission.

§3. À la fin de la convention, tous les livres et documents, propriété du client, sont mis à sa disposition ou à celle de son mandataire moyennant la rédaction d’un inventaire daté et signé en autant d’exemplaires originaux que de parties.

La fin de la mission :

• emporte retrait immédiat de tout mandat décerné pour le dépôt des déclarations fiscales IPP, ISOC, TVA, dépôt des comptes annuels ou représentation (ex. mandat électronique, accès au registre UBO, etc.)
• exige du client qu’il reprenne sans délai toutes ses pièces comptables se trouvant chez le professionnel.

Cessation immédiate pour raison déterminée

Article 4. §1er. Dans tous les cas, le professionnel peut mettre fin à tout moment à la convention sans délai de préavis et sans indemnité, lorsque des raisons rendent la poursuite de la collaboration professionnelle impossible, telles que :

1. des circonstances mettant en péril l’indépendance du professionnel ;
2. des circonstances rendant impossible l’exécution de la mission, conformément aux normes professionnelles et déontologiques ;
3. un (des) manquement(s) manifeste(s) du client à ses propres obligations, telles que décrites dans les présentes conditions générales et dans la lettre de mission
4. une rupture irrémédiable de la confiance qu’a le professionnel envers le client.

Les raisons qui justifient la cessation immédiate de la convention doivent être communiquées au client.

Selon les circonstances, le professionnel pourra faire précéder sa décision d’un avertissement.

La cessation immédiate pour le motif visé au point c. est précédée d’une mise en demeure préalable.

Lorsqu’il met fin à la convention pour une raison déterminée, le professionnel indique par écrit les motifs de la rupture au client et lui signale les actes juridiques urgents et nécessaires pour la sauvegarde de ses droits qui doivent être effectués et pour lesquels il avait reçu mission.

§2. En cas de faillite ou décès du client, la convention est résolue de plein droit.

En cas de décès du client personne physique, les missions sont résolues de plein droit. Elles peuvent être reprises afin de remplir les obligations du défunt moyennant confirmation écrite de tous les héritiers.

§3. Le client peut mettre fin à la convention à tout moment, sans délai de préavis et sans indemnité, lorsque le professionnel reste manifestement en défaut d’exécuter ses obligations, telles que décrites dans les présentes conditions générales et, le cas échéant, dans la lettre de mission.

Dans tous les cas, le client fera précéder sa décision d’une mise en demeure écrite et motivée au professionnel.

Suspension de l'exécution des obligations

Article 5. En cas d’inexécution, de mauvaise exécution ou d’exécution tardive, par le client, d’une ou de plusieurs de ses obligations, par exemple en cas de non-paiement d’honoraires, de provisions ou d’acomptes, conformément à l’article 7 ci-dessous, le professionnel est en droit de suspendre ou de différer l’exécution de ses obligations jusqu’à ce que le client ait satisfait aux siennes.

Le professionnel en informe le client par écrit.

La suspension de l’exécution de ses obligations est précédée d’une mise en demeure préalable.

Si, après le début de la suspension ou du report d’exécution, des travaux urgents et nécessaires pour la sauvegarde des droits du client doivent être effectués endéans les trois mois, et pour lesquels le professionnel avait reçu mission, il le signale au client.

Tous les frais et les charges (en ce compris les amendes et indemnités) résultant de la suspension ou du report sont à la charge du client.

Le professionnel a droit en toutes circonstances au paiement des honoraires et frais relatifs aux prestations déjà exécutées.

Droits et obligations des parties

Article 6. §1er. Excepté en ce qui concerne le respect des délais légaux (pour autant que le client a respecté toutes ses obligations visées au paragraphe 2 ci-après), l'obligation prise par le professionnel à l'égard de son client est une obligation de moyens. Le professionnel exécute les missions qui lui sont confiées en toute indépendance et avec le soin requis.

Il veille à ce que les services soient prestés conformément aux normes déontologiques et autres normes professionnelles et en tenant compte de la législation et de la réglementation applicables en vigueur lors de l’exécution de la convention.

L’exécution de la mission n’est pas spécifiquement orientée vers la découverte de fraude éventuelle.

Le professionnel n’est pas tenu de vérifier le caractère juste et complet des informations qui lui sont communiquées par le client ou ses préposés, de même que la fiabilité de tous actes, contrats, inventaires, factures et pièces justificatives de toute nature, qui lui seraient confiés ou présentés par le client comme documents probants ou à utiliser comme tels.

Le client est seul responsable de l’exactitude, de l’exhaustivité et de la transmission dans les délais des informations et documents nécessaires à l’exécution de la mission. Toute erreur, omission ou retard dans la communication de ces informations relève de la responsabilité exclusive du client.

Le client accepte que le professionnel fasse discrétionnairement appel, pour mener à bien sa mission, à quelques sous-traitants que ce soit, collaborateurs disposant des compétences et qualifications requises.

§2. Eu égard à la mission confiée au professionnel, le client s'engage scrupuleusement à collaborer et à fournir précisément et à temps tous les documents, données et informations nécessaires pour l’exécution de la mission.

Notamment, sauf autre convention entre les parties ou instruction expresse du professionnel, le client est tenu de respecter les délais suivants, sans que le professionnel soit tenu à un rappel systématique, pour la fourniture des documents et informations :

• Mission d’établissement des déclarations TVA : pour le cinquième jour du mois qui suit la fin de la période à déclarer ;
• Mission d’établissement de la déclaration IPP, déclaration ISOC et des comptes annuels : pour le premier jour du second trimestre de l’année, et sans délai pour les documents qui ne sont pas disponibles à cette date ;
• Mission d’établissement des diverses autres déclarations fiscales ou fiches fiscales : dès que les informations sont connues ou devraient légitimement l’être.

Le client s'engage par ailleurs à :

• Exécuter les travaux qui lui incombent, le cas échéant, conformément à la lettre de mission ;
• Porter à la connaissance du professionnel, en temps utile, toute donnée, événement ou développement susceptible d’influencer l’exécution de la mission ;
• Fournir au professionnel les informations correctes, précises et actualisées et tout changement ultérieur à celles-ci impliquant une adaptation éventuelle de la mission du professionnel, et notamment et sans être exhaustif concernant la modification sensible de sa situation financière, sa trésorerie, ses bénéficiaires effectifs, et ceci, au plus tard dans les 15 jours de la prise de connaissance de ces informations ou de leur changement par le client ;
• Si le professionnel le lui demande, à confirmer par écrit que les documents, renseignements et explications fournis sont justes et complets ;
• Vérifier si les documents et états produits par le professionnel correspondent à ses attentes et à l’information fournie par lui et, si ce n’est pas le cas, à en informer sans délai le professionnel ;
• De manière générale, à agir comme le ferait tout dirigeant normal, diligent et prudent.

Faute pour le client de respecter ses obligations ou les délais, le professionnel sera dégagé de toute responsabilité pour non-respect des délais impartis par les lois, règlements et accords pour l'exécution des formalités fiscales, sociales ou autres, qui tomberaient sous le couvert de sa mission.

Par ailleurs, le client doit communiquer sans délai tout changement de ses coordonnées au professionnel et également tout changement au sein de ses bénéficiaires effectifs.

En outre, le client s’engage à consulter régulièrement la boite email sur laquelle sont réceptionnés les messages adressés à l’adresse communiquée, en ce compris les courriers indésirables, il s’assure du bon fonctionnement de sa boite et de son adresse et informe le professionnel de tout problème de réception dont il a connaissance.

Enfin, le client s'engage à informer le professionnel de tout défaut de paiement, dès la première échéance de retard, à l'égard de toute administration, fiscale, sociale, ou de tout autre créancier, quel qu'il soit.

Article 7. Sauf demande écrite du client, le professionnel n’a pas pour mission de réaliser les tests de solvabilité et de liquidité prévus par le Code des sociétés et associations.

Si, en cours de mission, les conditions prévues par le livre XX du Code de Droit économique imposent le déclenchement de la « sonnette d’alarme », la procédure sera facturée au tarif horaire en vigueur, et le client devra suivre les instructions transmises.

À défaut de réaction dans les 30 jours, le client décharge le professionnel de toute responsabilité et l’autorise à mettre fin immédiatement à la mission.

Honoraires & frais

Article 8. §1er. Les honoraires et frais sont fixés comme prévu dans la lettre de mission, dont les présentes conditions générales font partie intégrante.

§2. Les factures et/ou notes d’honoraires sont payables dans les 30 jours civils de la date de facturation.

Tout retard de paiement donnera lieu de plein droit et sans qu’une mise en demeure soit exigée :

• à l’application d’un intérêt compensatoire au taux prévu à l’article 5 de la loi concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales du 2 août 2002 ;
• à une indemnité conventionnelle dont le montant est fixé forfaitairement à 10 % des montants impayés, avec un minimum de 75,- EUR.

Tout retard non imputable au professionnel dans l'exécution de sa mission n'empêche pas la facturation forfaitaire mensuelle.

§3. Le professionnel peut demander un ou plusieurs acomptes. Ces acomptes sont portés en compte dans l’état final de frais et honoraires.

§4. Toutes les contestations de frais et honoraires doivent être formulées par lettre recommandée dans les 15 jours de la date de facturation. Si aucune contestation ne parvient (à temps) au professionnel, la créance non contestée est considérée comme définitive et son montant incontestablement dû. Le client est en outre présumé être d’accord avec les services facturés.

§5. Toute absence non signalée par le client au moins la veille d’un rendez-vous donnera lieu à une indemnité forfaitaire de 75 € HTVA.

Responsabilité du professionnel

Article 9. §1er. Le professionnel veille à ce que les services soient prestés conformément aux normes déontologiques et autres normes professionnelles et en tenant compte de la législation et de la réglementation applicables en vigueur lors de l'exécution des missions. Le professionnel ne pourra être tenu responsable des conséquences d'éventuelles modifications ultérieures – le cas échéant, avec effet rétroactif – de ces dispositions légales et réglementaires.

En outre, le professionnel ne peut être tenu responsable des fautes et erreurs professionnelles qui auraient été commises par quiconque avant l'entrée en vigueur de la lettre de mission.

Enfin, conformément au droit commun, la responsabilité du professionnel ne peut être recherchée que pour des missions dont il est démontré qu'elles ont été acceptées par lui.

Il est également demandé au professionnel et au client de s'adresser mutuellement, et autant que possible par écrit, leurs objections, remarques, recommandations et conseils.

Hormis pour les fautes intentionnelles ou pour les fautes graves dont la couverture est exclue par le contrat d’assurance professionnelle ou lors de l’accomplissement des missions spéciales réservées aux réviseurs d’entreprises et experts-comptables certifiés en vertu de la loi, les dispositions légales en matière de responsabilité extracontractuelle ne sont pas applicables entre parties pour la réparation d’un dommage causé par l’inexécution de la mission. Cette exclusion de l’application des dispositions légales en matière de responsabilité extracontractuelle peut également être invoquée par les auxiliaires du professionnel.

La responsabilité du professionnel est limitée aux montants couverts par son contrat d'assurance professionnelle sauf :

• en cas de faute intentionnelle,
• en cas de faute grave dont la couverture est exclue par le contrat d’assurance professionnelle,
• ou lors de l’accomplissement des missions spéciales réservées aux réviseurs d’entreprises et experts-comptables certifiés en vertu de la Loi.

§2. Le professionnel a fait couvrir sa responsabilité civile professionnelle par un contrat d'assurance approuvé par le Conseil de l'Institut des Conseillers fiscaux et des Experts-comptables auprès de l'assureur MARSH SA, avenue Herrmann-Debroux 2 à 1160 Bruxelles.

Les limitations de responsabilité susvisées s’appliquent également aux revendications qui seraient dirigées du chef de l’exécution de la mission contre toutes les personnes, associés, dirigeants, collaborateurs indépendants et plus largement tout auxiliaire du professionnel qui ont la qualité d’assuré au sens du contrat d’assurance.

Lorsqu’il apparaît que deux ou plusieurs cas de dommages résultent d'une même faute, ils seront considérés comme ne constituant qu'un seul cas de responsabilité, et la responsabilité sera par conséquent limitée au montant le plus élevé de ceux s’appliquant aux missions ou aux conventions concernées.

Sauf disposition légale impérative contraire, les dommages résultant (a) d'une perte de profit, de goodwill, d'opportunités commerciales ou d'économies ou avantages escomptés, (b) de la perte ou de la corruption de données, (c) de pertes ou dommages indirects, ne donneront lieu à aucune indemnisation.

Lieu d’exécution de la mission et conservation des pièces

Article 10. Les pièces, livres et documents peuvent être déplacés. Le professionnel peut les détenir le temps nécessaire à l’exécution de sa (ses) mission(s). Le client a toujours le droit de les consulter, soit personnellement, soit par l’intermédiaire d’un (de) préposé(s) ou d’un (de) mandataire(s) porteur(s) d’une procuration écrite, à condition que ces pièces, livres et documents soient la propriété du client.

Il incombe au client de conserver les pièces et documents comptables et de les récupérer dès que le professionnel lui notifie leur disponibilité. Le professionnel s’engage quant à lui à mettre régulièrement à disposition du client ses pièces comptables. La récupération des pièces et documents sous format papier a lieu au cabinet du professionnel sauf accord de ce dernier.

La notification au client de ce que les pièces et document sont disponibles met les risques à sa charge.

À défaut pour le client de récupérer ses pièces et documents malgré la notification préalable du professionnel, ce dernier a le droit de les renvoyer au client par tous moyens qu’il estime utiles et ce aux frais exclusifs et sous la seule responsabilité du client. Cette possibilité du professionnel ne porte pas préjudice au fait que les risques restent à charge du client dès la notification prévue à l’alinéa précédent.

Secret professionnel, blanchiment & vie privée

Article 11. Le professionnel, ainsi que ses mandataires ou préposés et employés, sont tenus, dans le cadre des missions qui leur sont confiées, au respect du secret professionnel, conformément à la législation applicable.

Par dérogation, la législation relative à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme délie le professionnel de son secret professionnel.

Le client confirme qu'il est au courant du fait que le professionnel est soumis à la législation relative à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et s'engage à lui délivrer, sans délai, toute information et/ou document requis dans le cadre de ladite législation.

En outre, les prestations liées à l’accomplissement des formalités administratives liées aux procédures visées aux alinéas précédents seront facturées au tarif des prestations de type I, sans préjudice de prestations plus complexes à facturer au tarif d’un type supérieur.

Article 12. Le professionnel assiste le client dans l’accomplissement des obligations relatives au registre UBO, sur base des informations fournies par le client.

À défaut de réponse du client dans les 15 jours suivant une demande écrite, et afin d’éviter toute amende, le professionnel pourra valider en l’état les données précédemment déposées, que le client sera réputé confirmer tacitement.

Article 13. Le client reconnaît avoir été informé que ses données personnelles sont traitées par le professionnel pour les besoins de la gestion contractuelle et administrative de son dossier, dans le respect des législations applicables et imposées au professionnel et pour l’exécution des missions convenues entre eux.

Il est informé qu’il peut trouver la déclaration de protection de la vie privée du Professionnel en annexe de la présente, et en tout temps accessible sur son site web https://infogestionbrion.be.

Droit applicable et règlement des litiges

Article 14. L’interprétation et l’exécution de la convention sont régies par le droit belge.

L’annulation ou l’impossibilité d’appliquer une disposition de la lettre de mission ou des conditions générales n’entraine pas l’annulation de ces dernières. Une application aussi proche que possible de la disposition litigieuse sera recherchée.

Les parties sont informées en cas de différend entre elles, de l’opportunité de tenter un mode alternatif de règlement des conflits.

Elles auront d’abord pris la peine de s’adresser l’objet de leurs questions ou différends par écrit.

Faute d’accord entre parties pour mettre en œuvre un mode alternatif de règlement des litiges, toute contestation non réglée de quelque nature que ce soit, sera de la compétence des cours et tribunaux de Luxembourg, division de Marche-en-Famenne.